כותרהרכבת התקציב הממשלתי: איך לא לנהל תהליכים ארגונייםת

מאת: ניר דונת

נכתב ב- 5/1/2012

ניר דונת  בימים אלה היינו עדים לתהליך חשוב מאין כמוהו, שהתבצע באופן כושל מאין כמוהו: הכנת התקציב על-ידי ממשלתנו החדשה. בימים האחרונים ניגחו רבים את מי שהובילו תהליך זה בהיבט הציבורי-פוליטי. אני מבקש לעסוק בהיבטיו הניהוליים.

אני מודה מראש: אני נאיבי. ברור שכל מי שיש לו יד ורגל בפוליטיקה הישראלית הבלתי נסבלת יסביר לי שלמעשה אי-אפשר אחרת; שכך היו הדברים מאז ומעולם. זו הסיבה שאיני מתכוון לגעת, ולו גם עם "מקל של שני מטר", בהיבטים הפוליטיים של התהליך, אלא רק בהיבטים הניהוליים שלו, מהם אנו יכולים ללמוד על "עשה" ו-"אל תעשה" בעולם הניהול.

לא אעסוק כאן בסוגיית אי-מילוי ההבטחות שניתנו לציבור על-ידי המועמד לראשות הממשלה. זהו, כנראה, חלק בלתי נפרד מהפוליטיקה (אפילו נאיבי כמוני מבין זאת...)

שני פנים של כשל אחד: היעדר התכנון בניהול התהליך – והחיפזון הגדול שאפיין את ביצועו. כשהחיפזון חובר לתכנון לקוי, התוצאות הרות אסון, כפי שתוצאות התהליך הנדון אמנם נראות.

ראש הממשלה הצהיר בכניסתו לתפקיד שהפעם, לשם שינוי, יוכן תקציב לשנתיים במקום לשנה אחת. ניתן היה לצפות שמשך הזמן שיוקצה להכנת התקציב יתאים להצהרה זו. גם אם אין יחס ליניארי בין משך הזמן שעבורו התקציב מתוכנן לבין משך הזמן המוקצה לתכנון, אפשר היה לצפות  שתכנון לשנתיים יזכה ליתר תשומת לב; ייעשה בגישה שיטתית יותר; לא ייתן תחושה של "זבנג וגמרנו..."

ובפועל? לכל מי שעקב אחרי ההתפתחויות הייתה התחושה שמישהו כאן ניסה להיראות (בעיני מי?) חרוץ במיוחד וזריז במיוחד – ולצורך כך רץ לספר לחבר'ה על עבודה שטרם הושלמה... ואם "לטיפש לא מראים חצי עבודה", קל וחומר שמי שמראה לחכמים חצי עבודה, לא יצא מזה חכם בעצמו...

סימפטום בולט של תכנון לקוי הוא ביצועו באורח חד-צדדי, עבור המשתמשים, ולא איתם. כל מי שמצוי בעולם הניהול בן זמננו יודע שאחד התנאים הנדרשים להצלחה בהוצאת תוכניות לפועל, הוא מעורבות גבוהה של השותפים בשלב התכנון. People support what they help create. כשאתה רוצה תמיכה רחבה בתקציב שאתה מכין, ראוי שתשתף בהכנתו כמה שיותר גורמים מבין אלה שלתמיכתם אתה זקוק. אל תכתיב. אל תביא בפניהם עובדות מוגמרות. שאל שאלות. הקשב לתשובות. נסה להבין מה חשוב להם. נפה את המוץ מהתבן. תן לשותפים תחושה שהתקציב שאתה מכין הוא שלהם – ולא שלך. שני יתרונות בולטים לשיטה: (1) רבים הסיכויים שתוך כדי התהליך תצליח לנטרל חלק ניכר מה"מוקשים" הפזורים בדרך (התנגדויות למיניהן) – ו-(2) מי שהיה מעורב בתהליך, גם אם לא היה שלם איתו לגמרי, יתקשה להעלות התנגדויות לתוצאותיו.

מה קרה בפועל? תהליך הכנת התקציב נוהל כאילו הבעלות עליו היא של משרד האוצר לבדו. נראה לי שדי לשמוע את מקהלת הקולות הטוענים לקיפוח (ואפילו בנטרול זוויות ראייה פוליטיות ולא ענייניות...) כדי להבין שכל מה שנעשה, נעשה בלעדיהם – וללא מעורבותם.

לא מפליא אם כן כי מיד עם הכרזת התקציב החדש  קם כל העולם ואשתו על משרד האוצר. הכול נפתח מחדש לעבודה חוזרת (re-work); הפעם כבר שותפו נציגי כל הגורמים המעורבים (מי יותר ומי פחות), אם כי בשלב זה כולם היו טעונים, חשדניים ועם הרבה פחות רצון טוב. והרי ההבדל בין משך הזמן שהיה נדרש לעבודה מסודרת ונכונה, לבין משך הזמן המצטבר של שני הסבבים הלחוצים, לא נראה ממש מהותי...

הנושא השני הוא נושא הסמכות והאחריות. אם אתה מנכ"ל ואתה מצפה מהסמנכ"לים למלא את תפקידיהם היטב , תן להם חבל ארוך דיו – ולא פחות מכך, תן להם גיבוי. ובאנלוגיה, אם אתה ראש ממשלה ויש לך שרים אותם אתה מנית לתפקידיהם, אל תקפוץ לכל מצב משברי שנוצר סביבם כאילו אתה המושיע הגדול. מרגע שתעשה כן, כל משבר עתידי יגיע ישירות אליך, תוך עקיפת השרים בדיוק בדרך בה נהגת.

האחריות לגיבוש התקציב הייתה במגרשו של שר האוצר. אמנם שר חדש, אבל הוא-הוא המופקד עלי התהליך. מה היה אמור לעשות ראש הממשלה מיד כשהחלו להישמע זעקות השבר עם הגשת התקציב על ידי השר? לאפשר לשר האוצר את מלאכת ההתמודדות עם הבעיות– ולעמוד מאחוריו.

בפועל סילק ראש הממשלה את שר האוצר הצידה ולקח על עצמו את ניהול המשא ומתן. גם את זה ניתן לתרץ בקוצר זמן (שוב אותה רעה חולה, של כניעה ללוח זמנים מלחיץ שלא לצורך), בניסיונו העדיף של ראש הממשלה – ובעוד תירוצים, אך התוצאה אחת: שר האוצר הוצג כמי שאינו כשיר לנהל את התהליך.

התוצאה לא איחרה לבוא. במהרה החלו להישמע הקולות המדברים על חולשתו של השר, על היותו בובה – והגרוע מכול, על התחושה שזו הולכת להיות תבנית הדברים מכאן ולהבא.

ולנושא האחרון: "הקיצוץ בהוצאות הממשלה".

כאשר ארגון נמצא במצוקה כלכלית ויש לקצץ בהוצאותיו, הדרך הקלה – והשגויה – לעשות זאת היא קיצוץ אחיד בכל תחומי הפעילות בארגון. משמעות החלטה שכזו היא שמיוחסת חשיבות זהה לכל מה שנעשה בארגון – ואין הבחנה בחשיבות תחומי הפעילות כגון תרומתם לשורה התחתונה. זהו ניסיון נואל להימנע מהתמודדות עם הבעיות האמיתיות.

הדרך הנכונה היא לבחון את מרכיבי ההוצאה המהותיים, לגבש מערכת מסודרת של קריטריונים להערכת חשיבותם ואז להחליט על גובה הקיצוץ בכל תחום בנפרד. כך צריך היה לנהוג מי שהחליט על ביצוע הקיצוץ בהוצאות הממשלה. זהו חלק מתהליך התכנון האפקטיבי שאליו כיוונתי.

ומה הוחלט בפועל? קיצוץ רוחבי בן 5% – שתוצאתו הצפויה מחול שדים של תן וקח.

מה, אם כן, הועילו חכמים בתקנתם? ביצעו (שר האוצר ושות') מהלך ראשון לא מוצלח של גיבוש תקציב חד- צדדי וניסיון לכפותו על המשרדים האחרים הר כגיגית. חטפו על הראש מכול הכיוונים והובילו, שלא מרצון, לכניסתו של ראש הממשלה לתהליך – ואז ביצעו (ראש הממשלה ושות') מהלך שני לא מוצלח, של קיצוץ אחיד שלא רק שאינו נכון מתודולוגית, אלא יש בו גם כדי ליצור אצל כל המעורבים, כמו גם אצל הצופים בתהליך מהצד, תחושה של פאניקה, שלא לומר היסטריה...