על חשיבותו של המו"פ

נכתב ב- 5/1/2012

ארגונים שאינם משקיעים במו"פ לא ישרדו. מי שאינו רץ מהר קדימה, משתרך מאחור. ארגון שאינו  מזהה במהירות את בעיותיו, ומקדיש לפתרונן את הזמן הנדרש לא יצליח להתקיים בעולם שבו השינוי המהיר הוא שם המשחק.

הדינוזאור האיטי, שראשו מרוחק מרגליו עד מאד, עד כי אינו חש עוד  כי בעודו מלחך את עלי העץ הרעננים שמעל, רגליו שוקעות עוד ועוד בבוץ שמתחת, וסופו קרב. גם ארגון עסקי מסגל לעצמו פעמים רבות מנהגי דינוזאור. הוא מצמח שכבות הנהלה והירארכיות, מסרבל תהליכי עבודה, ומרחיק את הראש מהרגליים, או את ההנהלה מהשטח.

יש אם כן, להשקיע  כמה שניתן במו"פ.

ובאמרי "מו"פ", אני מתכוון כמובן ל "מהר ופשוט".

שנים רבות מאד לאחר שתורות ניהול כJust In Time הצביעו על חשיבותה של מהירות הביצוע  כמקדם איכות משמעותי,עדיין נוהגות חברות רבות על פי עצתה של אמי,שנהגה להעיר לי עת הייתי ילד: " אל תמהר, אחרת תעשה טעויות". מה שניתן לעשות בימים, מתבצע בשבועות. מה שדורש שבועות- מתבצע בחדשים, ומה שאמור לארוך חדשים, לא מתבצע לעולם.

הסיבות לכך מורכבות. פעמים רבות אין לארגון חיישני-שטח טובים, המסוגלים לאותת בזמן אמת על השינויים המתרחשים בחזית העשייה. הנהלות מייצרות לעצמן עבודות שאינן תורמות למהירות הביצוע, ומעט מאד ארגוני, בעיקר אלו שאינם יצרניים במובהק,  אינן מייחסים חשיבות, או מייחסים חשיבות מועטה לזמני מחזור.

סיבת השורש, לדעתי, לתופעה מרגיזה זו, הפוגעת בתפוקות הארגון, ומשבשת את איכות מוצריו הינה  קיומם של "כוחות סוס לבלימה" בארגון. מדובר באנשים אשר תפשו עם השנים עמדות שולטות בצמתים רבי חשיבות בתהליכי העבודה בחברה, ועיקר עיסוקם הוא שימור הקיים. ניתוח מעמיק של  פעילותם ההרסנית של "שומרי הבור" הללו נידונה בהרחבה בגליון ינואר 2008 של פורבס ישראל, בטור "פססט... יש כאן בור! "

הפתרון היעיל למחלת האטיות הפושה בארגון, פרי הדבקה וירלית של שומרי הבורות למיניהם, היא הנחלת  תפיסת המו"פ בארגון.

כאשר ראש המערכת מצליח לשדר לדרגי הביניים כי הם נבחנים לא רק על תוצאות מושגות, אלא גם על הדרך, חל שיפור מיידי בביצועי הארגון. מנהלים לומדים לתכנן את פעילותם כך שתתבצע במהירות, ומה שחשוב עוד יותר- בפשטות.

מה שעובר היום 3 ידיים, יעבור מחר אחת, או שתיים בלבד. מה שמורכב מ5 תחנות עבודה, יקוצר ל- 3. מה שמורכב, יהפוך לפשוט. תהליכים פשוטים הינם תהליכים חסיני כשל. כאשר תהליך אורך זמן מועט, יש הרבה פחות זמן לשגיאות.

קיימת בתרבות הניהול הישראלית תופעה המכשילה בארגונים רבים את הנחלת תפיסת המו"פ. אפשר לקרא לתופעה זו "תתחיל בינתיים".

הלקוח המזמין ממך עבודה, אך שוכח להביא לך את התכניות המלאות מציע: "תתחיל בינתיים".  השיפוצניק, אשר לא הביא את כל החמרים לבניית הקיר החדש, מניף את פטישו על הקיר הישן, ואומר: "אין בעיה. אני מתחיל בינתיים". פקיד התביעות, האמור להמציא להנהלת החשבונות את כל החומר הדרוש לתשלום תביעה (אך אינו ממציאו), אומר לאיש הכספים:" תתחיל בינתיים. מחר אביא לך את היתר".

וכולם מתחילים. אך לא גומרים. 

מלאי העבודות הבלתי גמורות הולך וגדל. חמר גלם מבוזבז ללא הועיל. זמן עבודה מושקע ללא אפשרות לקבלת פדיון.

והלקוחות? הם עומדים בשערי המפעל, ממתינים לתוצרת הגמורה, ולשוא. כאשר הם שואלים- איפה מה שהזמנתי? עונים להם : "חסר לנו חלק, אבל אל תדאג. התחלנו בינתיים!"

מכשלה נוספת, המעכבת את חדירת המו"פ לארגון, היא דרישת המחלקות המשפטיות ליצירת טקסטים מסורבלים ככל הניתן. הטקסט המשפטי המורכב (חוזה העסקה, הסכם שרות, פוליסת ביטוח) מבטיח עבודה ופרנסה הן למנסחיו, הן לפרשניו, והן לתעשיות התביעות המשפטיות משני הצדדים.

באנגליה, כמו במדינות נוספות, מתקיים ארגון בעל עצמה המתקרא The Plain English Campaign , המבטיח כי ניסוח עלוני מכר, חוזים  וחומר טכני יהיו כתובים בשפה בהירה וקצרה ככל הניתן. פישוט כזה מבטיח אמנה בהירה בין היצרן לקונה, אבל בעיקר הוא מבטיח שבתוך הארגון פנימה טרח מישהו לפשט את תהליכי העבודה ככל הניתן.

כדי לשרוד בעולם המהיר שלנו אינך יכול להיות דינוזאור. צריך להתנהל מהר ופשוט. צריך להשקיע במו"פ.