חתלתול של נייר
נכתב ב- 13/1/2014
הפחתת כמות הנייר היא משימה חשובה בארגונים רבים, בעיקר כאלה המשרתים מספר לקוחות גדול. לעתים די אם נעבור במסדרונות חברת ביטוח, בנק, חברת שרותים כלשהי על מנת להתרשם מכמות הנייר האדירה הנצרכת שם. ערימות-ערימות של נייר כלואים בקופסותיהם וממלאים את המסדרונות. במקומות אחדים משמשות קופסות אלו כמחיצות בין משרדון למשרדון. במקומות אחרים מקימים לנייר בית משלו- מחסן גדול לתפארת ה- 4A.
עלות השטף הזה גבוהה מאד. חישוב מראה כי עלותו של דף אחד- מרכישתו , דרך הדפסתו, שליחתו בפאקס, שינועו ואיחסונו בארכיב למשך שנים רבות- יכולה להגיע ל 4 ₪! במכפלות הגדולות בהם מפיקה מכונת השרות נייר מדובר בכסף רב.
גם הלקוחות חשים אי נוחות נוכח כמות הנייר המוצגת להם במהלך הקשר עם הארגון. ערימת נייר גדולה המוגשת ללקוח לחתימה יוצרת אצלו תמיד רושם של בירוקרטיה מסורבלת ושל נסיון ל"הטביע" אותו במידע על מנת שלא יבחין ב"אותיות הקטנות", ובסעיפי סעיפים נחבאים בתוך ים המלל.
גם הגל האקולוגי השוטף אותנו גורס כי תעשיית הנייר המודפס "כורתת יערות שלמים בברזיל" ופוגעת בשלמות כדור הארץ. טענה זו אמנם מוטלת בספק, מכיוון שהיערות מהם עשוי הנייר ניטעו בידי אדם במיוחד למען תעשיית הנייר ("בולשיט, על האג'נדות הסמויות") , אבל הנקודה ברורה.
ובאמת, חברות רבות עושות פעולות להפחתת כמות הנייר הנצרך. אתאר כאן את הפעולות הנפוצות, ועוד אחת- הנכונה יותר- שמשום מה אינה ננקטת.
הקטנת הגופן
מאבק מתמיד מנהלות החברות להקטנת גודל ה"פונט". כל מי שאחז בידו את הפתק המקופל החבוי בחפיסת תרופות, וניסה לקרא את הוראות השימוש הכתובות בו מכיר את זה. בד"כ מנסה המחוקק לבלום את החרקירי (הפיכת האותיות לחרקים בלתי נראים) הטקסטואלי הזה בגודל של 8 נקודות לכל הפחות.
בחירת סוג הגופן
מחקרים שלמים נערכים למציאת הגופן היעיל ביותר: זה הצורך את כמות הדיו הקטנה ביותר, ועדיין קריא וברור. התיעלות בסוג הגופן אכן יכולה לחסוך רבות בעלות הדיו.
הגדלת הצפיפות
שני מאמצים מתבצעים בכיוון זה: הקטנת המרווח בין השורות, והקטנת השוליים. הטקסט תופס יותר ויותר מקום ע"ג הדף הלבן, וקריאתו הופכת מעיקה ומסובכת, אך נחסך נייר במידה מסוימת. אין ספק שהקטנת המרווח משורה וחצי לשורה אחת עשויה להקטין את מספר הדפים לאורכם נמשך המלל. שכרו של מאמץ זה יוצא בהפסדו משום שבד"כ לא נותר מקום לברקוד, לספרור המסמך או לחירור הדרוש לצורך תיוק.
הדפסה דו צדדית
מדוע באמת לא להדפיס משני צידי הדף? אנחנו רגילים לקרא ספרים, עיתונים ומגזינים באופן דומה, ואין סיבה שמסמכים לא יהיו ערוכים כך. הדפסה כזו דורשת שינוי טכנולוגי מסוים בפעולת המדפסת, אך השינוי אינו יקר, והתועלת מוכחת.
מעבר למדיה דיגיטליות
זהו ללא ספק ה"באז" החביב על ארגונים בשנים האחרונות, והם נוהגים להתגאות בכך שהעלו את המסמכים שלהם לאתר האינטרנט, או שהם שולחים הכל בדוא"ל.
למרות שמדובר ללא ספק בשיפור מסוים בבזבוז הנייר, השיטה לוקה מאד. העברת מסמך PDF לאתר אינטרנט (זה מה שהחברות קוראות בד"כ "העברנו למחשב") אינה משפרת את השרות, אלא מקלקלת אותו. במסמך כזה הלקוח אינו יכול לבצע חיפוש, ואין לו יכולת להפעיל כלי עריכה, העתקה או מציאה של החלקים החשובים לו. גם חסכון בהדפסה אין כאן. פשוט מעבירים את עלות ההדפסה, ואת הטרחה הכרוכה בה – ללקוח. מה עושה לקוח המעוניין לקרא את מה ששלחה לו החברה? לתייק את החשבונית? מדפיס...
ומה חברות אינן עושות, למרות שהוא הפתרון הפשוט והיעיל ביותר?
הפחתת כמות המלל שבטקסט!
האם החברות שואלות את עצמן: האם באמת כל מה שכתוב בנייר הזה נחוץ? האם הניסוח הוא היעיל ביותר, הקצר ביותר והמובן ביותר?
בדרך כלל לא. הן מתייחסות למלל שבטקסט כאל דבר נתון, כמעט מקודש. קופסה שחורה בה לא ניתן לגעת. הם רק שואלות את עצמן כיצד להכיל את הכמות הזו, ולא – כיצד להקטינה.
חברות רבות מאמינות באמת ובתמים כי מה שכתוב במסמכיהן הוא בעל משמעות ובכל מקרה "אושר על ידי המחלקה המשפטית", או שהוא "נדרש בגלל הרגולציה".
שטויות. מסמכים בארגון עוברים תהליך הקרוי "שכבות ארכיאולוגיות". הוא נכתב מלכתחילה כדי לשרת צורך פנימי (נהלים, פסיקה) ולא צורך של תקשורת עם לקוח. במשך השנים נוספים בו עוד ועוד משפטים, פסקאות והסתייגויות, הכל במענה לצורך מקומי, שצץ באותו רגע. איש אינו עוצר לכתוב מחדש את המסמך ולהתאימו למציאות המשתנה. כך הולך הטקסט ומתארך, ואיתו הצורך לדחוס עוד ועוד טקסט על גבי עמוד 4A אומלל, או הרבה עמודי 4A אומללים.
והמעגל נסגר- עוד נייר, עוד הדפסה, עוד מדפסת, עוד דחיסה, עוד ארכיב, עוד מחסן.
ההשענות על "דרישות המחלקה המשפטית" הם בדרך כלל תרוץ לאי עשיה. במרבית המקרים בהם בררנו עם המחלקה המשפטית מה היתה דרישתה, המחלקה כלל לא ידעה במה מדובר. אין כמעט משפטן שלא יסכים לקביעה שמסמך קצר הוא מוצק יותר ממסמך ארוך מבחינה משפטית. קל יותר להגן בבית המשפט על טקסט קצר ובהיר, מאשר על מסמך מורכב ובלתי מובן לאדם הסביר.
הפתרון פשוט, זמין וכלכלי: הקטנה דרמטית של מספר המלים הכתובות במסמך, באמצעות פישוט ניהולי- מתודולוגיה ההופכת את הטקסט לקצר, קריא ומובן. אנחנו מצליחים להקטין את מספר המלים בטקסט ב40%-70% . לא די שהמסמך הופך שרותי ומובן יותר (ובכך הופך מסוכן פחות לארגון), אלא שמדובר בחסכון של כ- 50% במספר העמודים.
בעת ביצוע פישוט כזה עבור אחד מלקוחותינו, הצלחנו להקטין את מספר הדפים המטופלים בארגון ב27,000 דפים ליום! הכפילו זאת בעלותו של דף בודד (עד 4 ₪ כאמור לעיל), ותגלו מהי הכדאיות של פתרון פשוט זה.
האם לא הגיע הזמן להפוך את נמר הנייר המשתולל לחתלתול מבוית?