למה לפחד?

מאת: אליעוז רבין

נכתב ב- 5/1/2014

פחדבמהלך 6 שנות קיומה של "דבּר פשוט" ראינו שינוי איטי וברור במידת פתיחותן של חברות בישראל לרעיון הפישוט הניהולי. אם בתחילת הדרך היינו צריכים להסביר את כדאיות ביצוע תהליכי פישוט כאלה מא'-ת', ניתן לומר בסיפוק שהרעיון נקלט, ואינו זר עוד לאזני המנהלים איתם אנו משוחחים.

קל להסביר מדוע פישוט ניהולי יוצר התיעלות תפעולית, וקל להסביר מהי התועלת השיווקית. מנהלים מבינים היום יותר מבעבר את הפגיעה במוניטין שגורמים תהליכים וטקסטים מסובכים, ואת האנרגיה הרבה שעובדיהם נאלצים להשקיע בהדיפת לקוחות מתוסכלים ומתלוננים.

לשמחתנו חווינו בשנתיים האחרונות גם פניה יזומה של חברות אל "דבּר פשוט", בבקשה לבצע עבורם פישוט ניהולי. הם לא ביקשו הסבר למהות הרעיון, אלא הצעה מעשית כיצד לגשת לביצועו. זה בודאי שימח אותנו!

עם זאת, החשש מביצוע פישוט ניהולי בחברות עדיין קיים. ניסינו לאפיין את הסיבות השונות לחשש, מי הם המתנגדים לפישוט ומדוע הם חוששים. הנה מה שגילינו:

הפחד משינוי

מדעי ההתנהגות מציינים את הפחד משינוי כמניע מרכזי לאי-עשיה. העמדה בה אדם נמצא , גם אם אינה טובה עבורו, עדיפה בעיניו מעמדה חדשה, בלתי מוכרת. לפיכך אפשר למצוא עובדים המבצעים תהליך מורכב ומיותר שהם רגילים בו, ופעמים רבות כלל אינם שואלים את עצמם "מדוע אני עושה את זה". הדיסונאנס הקוגניטיבי, המגיע יחד עם שינוי, מקשה עליהם ומפחיד אותם.

הבשורה הטובה היא שבימינו חדרה ההכרה שמי שאינו משנה ומשתנה פשוט לא ישרוד, וזו קרקע פוריה למנהלים לעודד שינוי כדרך חיים. אפשר אולי לפתור זאת כך: אם ה"קבוע" עדיף על ה"משתנה", הבה נהפוך את תהליך השינוי למשהו "קבוע", תמידי.

אגדת ה"יעוץ המשפטי"

כאשר אנו מציעים לקצר מסמך בעל אופי משפטי, על מנת להפכו לידידותי וקריא יותר (וגם זול יותר בתחזוקה) נשלפת לעתים הטענה ה"מנצחת": היעוץ המשפטי קבע את זה, והוא לא יסכים לשינוי (לעתים במקום "המחלקה המשפטית" יאמר "הרגולטור"). הנה כמה עובדות מפתיעות:

  1. במקרים רבים היעוץ המשפטי כלל אינו יודע ש"הוא קבע את זה". מסתובבת אגדה, ואיש לא טרח להפריכה...
  2. יועץ משפטי, ורגולטור הם בני אדם. אפשר לשוחח איתם, לשכנע, להשפיע.
  3. מרבית היועצים המשפטיים דווקא מסכימים לקביעה שמסמך קצר מוצק יותר מבחינה משפטית ממסמך ארוך. קל יותר להגן עליו. בתי המשפט אינם אוהדים חברות שמסמכיהם בלתי ניתנים להבנה. במרבית החברות בהן אנו פועלים, אנו זוכים לשתוף פעולה מצוין מצד המשפטנים.

בעיית "המאחזים הבלתי חוקיים"

צווארי בקבוק אינם נוצרים במקרה. בדרך כלל הם מעוניינים להיות כאלה! תהליכים מסורבלים יוצרים עבודה (מיותרת) למנהלים, והם לא ממהרים לוותר עליה. מסמכים בלתי קריאים יוצרים איי-ידע של מומחים ופרשנים, שבלעדיהם אי אפשר להסתדר. בלאגן ניהולי יוצר עמדות כח. מאחזים בלתי חוקיים אלה של עצמה ושליטה אינם מפרקים את עצמם בדרך כלל.

האם הארגון יכול להרשות לעצמו להמשיך ולקיים את המאחזים הללו?

 

"אנחנו יכולים לעשות את זה לבד"

זה דווקא נכון. אתם יכולים. אבל לא תעשו. אין לכם זמן. אתם עסוקים בעשייה היומיומית. הרבה פעמים אינכם יכולים לראות את מה שרואה מישהו מבחוץ בגלל ההרגל. העגה המקצועית בה אתם מדברים אשר אינה מובנת ללקוח- נשמעת לכם מובנת.  ראינו מעט מאד מקרים בהם ארגון הקדיש משאבים מספיקים מתוכו כדי "למחוק ולהתחיל מחדש" את תהליכי העבודה שלו, את המסמכים הם הוא משתמש. הדרך הרגילה היא- טלאי על טלאי, ושכבה ארכיאולוגית אחת על גבי רעותה.

כל החששות הללו מובנים. אפשר בהחלט להבין את דאגתו של עובד משינוי בסביבה הארגונית, ואת חששו של מנהל מזעזוע, מקיצור ומפישוט. למרבה השמחה היתרונות גדולים בהרבה מהחששות, ובסופו של דבר ארגונים רבים מעזים "לקפוץ למים", ונהנים מן התוצאות.

ואולי אפשר להזכיר לסיום ציטוט ידוע מדברי נשיא ארצות הברית בעבר, פרנקלין דלאנו רוזוולט:"הדבר היחיד שעלינו לפחד ממנו הוא הפחד עצמו."